Event Agentur: Konzept, Location, Umsetzung, PR – Aufgaben

Event Agentur – Es gibt viele verschiedene Agenturtypen, aber auf eine Art wirst du als Model bei Castings und bei Jobs häufiger treffen, Event Agenturen. Egal, ob wir über die Modenschau sprechen, PR Veranstaltungen oder auch hochkarätige Messen. Eventagenturen sind für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen für Marken und Kunden verantwortlich. Hier ein kleiner Einblick für dich, in die Arbeit von Event Agenturen, deren Aufgaben und Leistungen. Zurück zu allen Medien & Marketing: Agenturen.

Welche Ziele verfolgt eine Event Agentur?

Im Event Marketing geht es darum, ein bestimmtes Thema voranzubringen. Als Mittel wird dafür nicht die klassische Werbeanzeige gewählt, sondern eine live Veranstaltung. Häufig werden hier auch namenhafte Personen eingeladen, die wiederum dafür sorgen, dass andere Personen über das Event sprechen oder auch Medien.

Was macht eine Event Agentur in der Nähe aus?

Was macht eine Event Agentur?

Event Agentur begleiten ihre Kunden von der anfänglichen Planung eines Events über die gesamte Organisation, also Vorbereitung und natürlich die Durchführung.

Aufgabe	Schnell erklärt
Eventkonzeption	Entwicklung von Eventkonzepten und -ideen.
Veranstaltungsplanung	Planung und Organisation von Events.
Locationauswahl	Auswahl geeigneter Veranstaltungsorte.
Eventmanagement	Durchführung und Koordination von Events.
Teilnehmerregistrierung	Verwaltung der Teilnehmer und Anmeldungen.
Technische Unterstützung	Bereitstellung von Technik und Ausrüstung.
Catering und Verpflegung	Organisation von Speisen und Getränken.
Marketing und Promotion	Werbung und Promotion für Events.
Budgetmanagement	Verwaltung und Kontrolle des Veranstaltungsbudgets.
Nachbereitung und Analyse	Auswertung und Analyse des Eventerfolgs.

Beratung für erfolgreiche Veranstaltungen

Beratung – Alles beginnt bei der Beratung. In einem Erstgespräch erfahren die Event Agenturen, was die Ziele und Wünsche der Kunden sind.

Dabei geht es um viele Details, z.B. dem Event Anlass, wird ein neues Produkt gelauncht oder ein Jubiläum einer Marke gefeiert, geht es um ein Mitarbeiter Event, oder um ein Event im Geschäft (POS Marketing). Sollen zusätzliche Gäste eingeladen werden, gibt es Extras wie eine Modenschau, ein Musikauftritt, wird es eine Moderation geben, wie steht es um das Catering. Sehr viele Fragen, die von der Event Agentur im Vorfeld beim Kunden abgeklopft werden, um damit später in die Konzeptentwicklung zu gehen.

Mit den Erkenntnissen aus dem ersten Gespräch, manchmal auch weiteren oder auch Zusendung von extra Material und Infobroschüren, geht es an die Konzeptentwicklung.

Finde deine Marketing Agentur

Jetzt im FIV Magazine, die Top 100 Agenturen für Marketing:

Konzeptentwicklung: Location, Gäste & C.

Konzeptentwicklung – Bei der Konzeptentwicklung berücksichtigen Event Agenturen bereits alle wichtigen Variablen, die in einem Event auftreten können. Dabei geht es nicht direkt um prominente Fahrgäste, häufiger eher um Technik, Steckdosen, WLAN, Lichtanlagen, Musikanlagen. Denn letztendlich ist kein Event erfolgreich, wenn die Organisation nicht stimmt und sich die Gäste beschweren über mangelndes Essen, nicht funktionierenden Strom, Probleme am Einlass.

Von solchen technischen Details geht es dann natürlich auch über die Gästeliste, bis hin zur Vermarktung eines Events durch Medien. Dementsprechend sind die Aufgaben einer Event Agentur relativ umfangreich, es geht nicht nur um die reine Organisation der Veranstaltung.

Architektur & Veranstaltungsdesign

Architektur & Veranstaltungsdesign – Im Bereich der Konzeptentwicklung hast du schon viel gelesen über die technischen Ansprüche, die jedes Event mit sich bringt. Selbst eine kleine Modenschau braucht Musik, DJ, Catering, Lichtanlagen, Bühnenaufbau und vieles mehr. Wird ein Konzept von einem Kunden abgenommen, geht es dann in die Planung, der Architektur und dem Veranstaltungsdesign.

Eventlocations

Eventlocations – Damit ein Event wirklich gut wird, braucht es die passende Location. Hierbei kommt es insbesondere auf die Raumgröße an und auf den Look der Location. Geht es um ein hochkarätiges Event, kommt eher eine Villa in Betracht, geht es um einen Mitarbeiter Event, reicht eine Halle. Einfach gesagt.

Außerdem wichtig, die richtige Größe der Eventlocation. Sagen wir, eine bestimmte Location bietet Platz für 500 Menschen und am Ende gibt es 200 geladene Gäste. Es wäre viel Platz und würde sehr leer aussehen. Genauso schwierig ist es umgekehrt, die Location bietet nur Platz für 200 Personen und am Ende werden 300 eingeladen.

Und auch bei der Eventlocation kommt die Technik zurück ins Spiel, im Idealfall ist so viel wie möglich vor Ort, Strom, Licht, Musik, WLAN, vielleicht sogar ein wenig Küchenzubehör, damit der Caterer nicht alles mitbringen muss. Je nachdem, was beim Event geplant ist!

Zunehmend beliebt sind natürlich auch Influencer Events, die teils auch an ganz besonderen Locations stattfinden, z.B. im Olympiastadion München oder auch mal auf den Malediven.

Künstler Booking

Künstler Booking – Prominente Personen, Influencer, Moderatoren, Musiker, DJs, Models, auf Events gibt es viele Personen, die für Unterhaltung suchen und dementsprechend gehört auch die Künstlerbuchung zu einem der wichtigsten Aufgaben von Event Agenturen.

Foto und Video Dokumentation

Foto und Video Dokumentation – Was wäre ein Event, wenn niemand davon weiß! Die Foto und Videodokumentation von Veranstaltungen ist wichtig, denn sie werden später auch für die PR (Public Relation) verwendet. Z.B. werden die Fotos an TV-Sender geschickt, Zeitungen, Fachmagazine, andere Blogger und Influencer, je nachdem, um welche Art von Event es sich handelt, von Influencer Event und Produktpräsentation bis hin zum Messestand oder der Modenschau.

Event Agentur: Aufgaben & Leistungen

Das waren ein paar der wichtigsten Leistungen und Aufgaben von Event Agenturen. Falls du bei deinem nächsten Model Casting oder auf deinem nächsten Job also auf jemanden triffst, der in einer Event Agentur arbeitet, kennst du jetzt die wichtigsten Bereiche. Hier noch einmal in kurz zusammengefasst für dich:

• Beratung
• Konzeptentwicklung
• Architektur & Veranstaltungsdesign
• Eventlocations
• Künstler Booking
• Licht- und Tondesign
• Foto und Video Dokumentation
• Event Sponsoring

Agenturen: Marketing, Medien & Werbung

Agenturen – Medien, Werbung & Marketing, es gibt so viele, verschiedene Agenturtypen. Als Model wirst du mit vielen Agenturen bei Fotoshootings, Modenschauen oder Werbefilmen am Set zusammenarbeiten. Hier ein kleiner Überblick für dich.

• Agenturen